（後編です。前回まではこちらからお読みください。）
前回までは、マイナンバーの提出を拒否される理由と提出を拒否されてしまったときの対応について解説してきました。提出拒否の理由として従業員のマイナンバーへの誤解などがありました。
ここからは、マイナンバーの提出を拒否されない仕組みとマイナンバーの管理方法について解説していきます。
マイナンバーの提出を拒否されてしまう理由は前回お伝えしたとおり｢従業員のマイナンバーに関する誤った認識｣による場合や｢会社の情報管理体制が不安｣のような理由が考えられます。提出を拒否されないための仕組みとしてはこれらを解消していくことが最善の策となります。
この場合はマイナンバーの正しい情報を伝えて、誤った認識を解消することが必要といえます。本人にマイナンバーを提出したくない理由について十分にヒアリングを行い従業員の不安の解消することが最善の策です。
この場合はマイナンバーに限らず会社の情報管理体制そのものに不信感を持たれているため、会社の情報管理体制を整備する必要があります。プライバシーマーク(Pマーク)制度などで示される基準を参考に情報管理体制を整えて従業員からの不信感を払拭しましょう。
自分のマイナンバーがわからなくなってしまった場合には、市役所でマイナンバー記載ありの住民票を発行することで確認ができます。
マイナンバーは非常に重要な個人情報であるため、その管理は厳重に行う必要があります。紙ベースで管理を行う場合には鍵付きのキャビネットに保管をして、そのキャビネットの鍵についても管理を厳重に行う必要があります。
また、マイナンバー管理をクラウドで行うサービスも多くあります。紙ベースの管理ではマイナンバーの必要なときに書類を探す手間がありますがクラウドサービスでは簡単に照会をすることができます。
2021年10月20日からマイナンバーカードと健康保険証との連動が始まりました。今後もマイナンバーを活用する機会は増えていくことが予想できます。そのため個人情報としてもマイナンバーの重要度は高くなるので取扱いに注意をして管理運用していくようにしましょう。
